Se suprime el Libro de Visitas en papel
El Ministerio de Trabajo decretó con fecha 12 de septiembre de 2016 la supresión definitiva del Libro de Visitas, un registro que, hasta ahora, debían llevar las empresas y en el que se dejaba constancia de las diligencias fruto de la actividad de vigilancia de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social (ITSS). Tanto si se trataba de actuaciones realizadas en la visita a los centros de trabajo como en las comparecencias de las empresas en las oficinas de la propia Inspección.
Así, la Orden EES/1452/2016, de 10 de junio, publicada con fecha 12 de septiembre de 2016 en el Boletín Oficial del Estado (BOE) y que entra en vigor con fecha 13 de septiembre de 2016, traslada a la propia ITSS las obligaciones de documentación y dejar constancia de las actuaciones inspectoras. Una modificación que reducirá las cargas administrativas de las empresas.
Con la supresión definitiva de los Libros de Visitas se da cumplimiento al artículo 21.6 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, ordenadora del sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que establecía que, en relación con las diligencias extendidas por los funcionarios, “no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias”.
Desde la entrada en vigor de dicha ley no se han habilitado nuevos Libros de Visitas de la Inspección, pero sí se permitió a las empresas que ya contaran con uno de ellos, mantenerlo. A partir de ahora, ya no será necesario utilizarlos en estos casos, todas las actuaciones se llevarán en el Libro de Visitas Electrónico. Dicho libro es una aplicación web donde se gestionan y recogen todas las actuaciones que lleve a cabo la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social o bien los técnicos habilitados de las comunidades autónomas.
Desde 2013, el Ejecutivo empezó a reducir este trámite para las empresas y sustituyó el tradicional por un Libro de Visitas Electrónico. Ahora, el Ministerio de Empleo y de Seguridad Social lo extiende a todas las empresas, por lo que será el inspector de trabajo (la administración) el único obligado a registrar la visita y sus incidencias. «Utilizando Libros Electrónicos y sin que ello suponga imponer a las empresas obligación alguna para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias».
La norma también especifica el contenido,con carácter general, de las diligencias de actuación de los inspectores. Además de los datos básicos (lugar y fecha, datos de la empresa,materias examinadas, etc.), si el documento formula algún requerimiento para la subsanación de deficiencias,éste deberá contener las anomalías detectadas, así como el plazo para su solución.
En caso de que el funcionario decrete la suspensión o paralización de trabajos, la diligencia deberá contenerlos datos suficientes para determinar su alcance y condiciones. La Orden precisa que la diligencia se rellenará de acuerdo al modelo contenido en su anexo, una cumplimentación que podrá hacerse de forma electrónica. En las comunidades con lengua cooficial deberá habilitarse un modelo en versión bilingüe.
El inspector deberá remitir a la empresa una copia de cada diligencia expedida y ésta deberá conservarla,a disposición de la ITSS, durante un plazo de cinco años. La norma también exige que los Libros de Visita y los modelos de diligencia anteriores a la entrada en vigor de la Orden se conserven durante ese mismo plazo, a contar desde la fecha de la última diligencia de inspección realizada.
En cualquier caso, aunque desaparezca la obligación de disponer de Libros de Visitas en papel, las empresas mantienen la obligación de conservar los libros agotados durante un plazo de cinco años contados a partir de la fecha de la última diligencia.