La numeración del libro de actas hasta ahora ha sido obligatoria siempre que dicho libro lo legalice el Registro Mercantil o registro de Fundaciones. Este acto tiene una finalidad de evitar que se alteren o manipulen, igualmente algunos de los registros troquelan los libros con una señal distintiva para evitar que se inserten actas con igual numeración de otro libro.
No obstante lo anterior, y para el supuesto específico de Fundaciones de ámbito estatal, desde fecha 15 de marzo de 2016 y tras Orden del Ministerio de Hacienda se exige la legalización de los libros de actas de las fundaciones de forma electrónica.
Este procedimiento de legalización se presume más rápida; pese a ello el libro deberá de ir igualmente numerado y dicha numeración debe corresponder con el orden cronológico de las reuniones.
Libros en formato electrónico
Los libros que hay que legalizar en formato electrónico son el Libro Diario, el Libro de Actas y el Libro de Planes de Actuación y de Cuentas Anuales. Este sistema de legalización electrónica será exigible a los libros correspondientes al ejercicio 2017 y siguientes.
Las fundaciones que hayan legalizado los libros de ejercicios anteriores ante los registros de fundaciones existentes anteriormente en los correspondientes ministerios, aunque sea mediante sistemas manuales, no tienen que volver a legalizarlos electrónicamente.
La legalización de los libros correspondientes al ejercicio 2016 o al último ejercicio cerrado realizarse de forma electrónica a través de la sede electrónica del Registro de Fundaciones del Ministerio de Justicia. Aunque la Orden no obliga a utilizar este sistema, parece el sistema más razonable.
Asimismo, la orden prevé de forma expresa la situación de aquellas fundaciones que, independientemente de la fecha de su constitución, no hubieran legalizado todos o alguno de sus libros de ejercicios anteriores (que como hemos mencionado son el Libro de Actas, el Libro Diario o el Libro de Cuentas y Planes de Actuación). Así, se podrá incluir en el primer Libro de Actas presentado electrónicamente todas las actas de la fundación desde la fecha de su constitución hasta la fecha de presentación del libro para su legalización. Se deberá proceder de la misma manera respecto a la falta de legalización del Libro Diario y del Libro de Planes de Actuación y de Cuentas Anuales.
Para todo lo anterior, deberá incluirse un acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas anuales y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita. Este acta deberá presentarse en formato pdf junto con el resto de documentación cuya legalización se solicita también a través de la sede electrónica del Registro de Fundaciones del Ministerio de Justicia.